avangard

Организация конференций

Основная цель конференции заключается в донесении информации о деятельности компании и планах ее дальнейшего развития до сотрудников.

организация конференций концепцияКонференция – важное мероприятие для любой компании и требует тщательного планирования и подготовки, даже число участников небольшое. Каждый этап должен быть продуман до мелочей, а обязанности четко разделены. Именно от уровня подготовки зависит эффективность конференции и успешность такого мероприятия в целом.

Организация конференций в Воронеже – актуальное предложение от маркетингового агентства «Авангард».

Почему необходима профессиональная помощь в организации конференций

Бизнес-мероприятие – это репутация любой компании среди клиентов и деловых партнеров. Как организовать успешную конференцию? Безусловно, обратиться в надежное event-агентство, в котором работают специалисты с колоссальным опытом организации мероприятий различного уровня.

Организуя конференцию самостоятельно, вы можете допустить ошибки, свойственные новичкам: плохой сервис для участников, заметная экономия на ресурсах, отсутствие четкого плана и т.д. В случае если над подготовкой к конференции работают профессионалы, подобные ошибки исключены.

Что дает бизнесу грамотно организованная конференция

организация конференций для бизнесаОтвет на вопрос о том, почему бизнес-конференция – это важно, наверняка знает любой предприниматель. Но почему уровень организации такого мероприятия имеет значение? Тщательно спланированная и проведенная на высшем уровне конференция дает следующие результаты:

  • Повышение лояльности к бренду
  • Формирование устойчивой ассоциации (экспертность = бренд)
  • Формирование положительного мнения о компании
  • Привлечение потенциальных клиентов и партнеров

Представить эффективность в цифрах затруднительно, однако по прошествии времени сработает сарафанное радио, и об успешно проведенном мероприятии наверняка узнают. Укрепление репутации на рынке и уважение со стороны целевой аудитории гарантированы.

Разработка идеи бизнес-конференции

Прежде чем приступать к организации любого мероприятия, необходимо знать об основной теме или идее. Оформленная и четко сформулированная концепция позволит каждому из участников конференции понимать, какой именно вопрос будет рассматриваться и какие его аспекты будут затронуты.

Кроме того, мероприятию необходимо емкое и понятное название, в котором содержится информация об основных целях его проведения. Помощь специалистов маркетингового агентства «Авангард» в области PR и event-индустрии позволит правильно преподнести мероприятие и провести его с максимальной пользой для бизнеса.

План организации конференции – это важно

Любому мероприятию необходим наставник, и наше event-агентство готово взять на себя данную роль. Мы предлагаем не только организацию мероприятия, но и несем ответственность за его успешное проведение.

Мы организуем конференции таким образом, чтобы все возникающие в ходе нее вопросы решались наиболее эффективно, а сам процесс тщательно контролировался. Если планируется длительная конференция в несколько дней, требуется особо тщательное планирование, в том числе организация качественного питания, трансферы, культурные мероприятия.

При этом доклады должны быть выстроены в определенном порядке, чтобы темы плавно перетекали друг в друга, а также были ограничены четкими временными рамками, чтобы оставалось время для ответов на интересующие слушателей вопросы.

Место проведения конференции: выбор площадки и техническое оснащение

организация конференций место проведенияМесто и время проведения конференции выбирается заранее. Для крупных компаний, занимающих значительную офисную площадь, вопрос выбора подходящего места решается элементарно. Как правило, такие компании располагают собственным конференц-залом. В таком случае специалистам маркетингового агентства «Авангард» остается подготовить помещение к проведению мероприятия.

Если же специального помещения у компании нет, event-агентство начинает поиск подходящей для аренды площадки, а затем проверяет ее готовность к проведению конференции.

Подготовка помещения к проведению конференции и его оформление

организация конференций оформлениеДля того чтобы конференция прошла на уровне, наша компания уделяет особое внимание подготовке помещения и его оформлению. Необходимо современное техническое оснащение – не только компьютеры, но также проекторы, аудио- и видеооборудование.

Разрабатывается план рассадки слушателей. Каждому участнику конференции должно быть удобно, а также слышно и видно выступающего. Требуется оснащение столов всеми необходимыми принадлежностями: программа мероприятия, раздаточный материал, бумаги для записи, ручки, карандаши.

Работа с участниками конференции: организация встречи и досуга

Подготовка конференции – действительно важный этап, однако результат не в последнюю очередь зависит от уровня проведения мероприятия. Участникам должно быть комфортно присутствовать на мероприятии и ориентироваться в происходящих события. В некоторых случаях необходимо указать места рассадки, если для каждого гостя подготовлено определенное место.

В случае длительной конференции досуг участников также должен быть спланирован заранее. Программа досуга согласуется нашими специалистами с заказчиком и напрямую зависит от выделенного бюджета.

Основные задачи, решаемые агентством «Авангард» в ходе организации конференции

организация конференций менеджмент мероприятияИтак, для организации успешного мероприятия маркетинговое агентство «Авангард» планомерно решает следующие задачи:

  • Выбор помещения, соответствующего тематике конференции
  • Оформление выбранной площадки
  • Техническое оснащение аудио-, видео- и другим необходимым оборудованием
  • Взаимодействие участников конференции
  • Современные технологии связи
  • Организация питания и досуговой части мероприятия
  • Отчет о мероприятии (фото и видео)

В зависимости от конкретного случая круг задач может быть значительно шире.

Качественная организация конференций – поддержание репутации бренда

Организация конференции – это проект, требующий качественной подготовки и четкого планирования. Все внимание обращается к мелочам, ведь именно они формируют цельный образ мероприятия и позволяют компании укрепить свою репутацию.

Если обратиться в профессиональное event-агентство, которое предлагает качественную организацию конференций в Воронеже, то намеченное мероприятие пройдет на должном уровне.